İnsan kaynaklarında dijital belge dönemi

Son yıllarda artan dijitalleşme eğilimi ile birlikte iş hayatına entegre olan bulut sistemleri bulunmaktadır. Özlük dosyaları, insan kaynakları süreçleri ile alakalı yerine getirilmesi gereken yasal yükümlülüklerin aynı zamanda dijital süreçlerle de yürütülebilmesi mümkündür.

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda öngörülen e-imza, dijital imza ve zaman damgasına ilişkin gerekli alt yapının kullanılması ve işlemlerin anılan kanuna gerçekleştirilmesi halinde bu işlemlerin mevzuata uygun olacağı ve işveren yükümlülüğünün yerine getirilmiş olacağı kabul edilmektedir.

Dijital belgelendirme süreçlerinin de bir sistem dahilinde olması halinde ilgili makamlar tarafından kabul edilmektedir. İspat açısından ya elektronik imza ya da ıslak imza halen en geçerli iki yöntemdir. Bazı firmalar dijital devrim sonucu, elektronik saklama sistemlerine geçmiş bulunmaktalar.

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununda öngörülen e-imza, dijital imza ve zaman damgasına ilişkin gerekli alt yapının kullanılması ve işlemlerin anılan kanuna göre gerçekleştirilmesi halinde bu işlemlerin mevzuata uygun olacağı ve işveren yükümlülüğünün yerine getirilmiş olacağı kabul edilmektedir.

Çalışanlardan alınan muvafakatname, taahhütname gibi evrakların ıslak imzalı hallerinin taranıp elektronik ortamda muhafaza edilmesi olasıdır ancak muhtemel bir denetimde müfettişler evrakların aslını görmeyi talep edebilir. Bu anlamda evrakların asıllarının saklanması işveren yararına olacaktır.

Bu evraklar gibi çalışanın el yazısı ve ıslak imzası ile onay vermesinin önem arz ettiği evrakların kağıt ortamında hazırlanmadan elektronik ortamdan alınması ise hukuken bir takım sorunları beraberinde getirebilecektir. Bu anlamda bu evrakların çalışanlardan yazılı ve ıslak imzalı olarak kağıt ortamında alınması uygun olacaktır. Yahut e-imza ile işlemlerin yürütüldüğü bir sistem kurulması halinde, ilgili evrakların elektronik ortamda hazırlanması da mümkündür.

Özellikle yıllık ücretli izin, fazla çalışma gibi hususların ispatlanabilirliği açısından bu evrakların sadece çalışanın giriş yapabildiği bir sistem üzerinden talep edilebiliyor olması gerekir.

Diğer bir ifade ile dijital ortamın güvenirliliğinden bahsedilebilmesi için çalışanların sadece kendilerinin giriş yapacağı bir sistem kurulması gerekir. Böyle bir sistem kurulduğu takdirde yıllık ücretli izin formları, fazla çalışma formları gibi evraklar bu sistem üzerinden alınabilir.

Ancak iş sözleşmesi, muvafakatname, taahhütname, savunma gibi evrakların e-imza, dijital imza ve zaman damgasına ilişkin gerekli alt yapının kullanılması ve işlemlerin 5070 sayılı kanuna göre yürütüldüğü bir sistem olmadığı müddetçe ıslak imzalı olarak hazırlanması ve muhafaza edilmesi gerekir.